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DIRECTIVA
Nº 002-2004-VR-ADM PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE
LA OFICINA DE ALMACÉN Y DISTRIBUCIÓN (Resolución
Nº 1193-2004-R-UNE)
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OBJETIVO.- |
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Establecer normas, criterios,
procedimientos técnicos para abastecer de bienes y materiales
a todas las dependencias usuarias, con eficiencia y oportunidad
para contribuir al mejor desarrollo de las funciones Académico
Administrativo de la Universidad. |
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FINALIDAD.- |
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Dar a conocer a los usuarios
del Almacén; la importancia y la responsabilidad que
recae en cada uno de los empleados que laboran en esta oficina;
y asi mismo informar el procedimiento de atención para
viabilizar el desarrollo de nuestras funciones específicas
y generales. |
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ALCANCES.- |
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La presente directiva es
de alcance para el personal Docente y Administrativo que labora
en la UNE y al estudiantado que requiera del uso de los servicios
de la Oficina de Almacén y Distribución. |
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BASE
LEGAL.- |
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Res.
Jefatura Nº 335 - 90 INAP/DNA del 25-07-90 Manual
de Administración de Almacenes del Sector Público |
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D.S.
012-2001 PCM - Texto Único Ordenado de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado |
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D.S.
013-2001 PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado |
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Ley
Nº 27444 de Procedimientos Administrativo General
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Instructivos
Contables aprobados por la Contaduria Pública de
la Nación mediante resolución Nº 067-97-EF/93-01 |
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Resolución
Nº 123-2000-CG del 23-06-2000/ 300/02. |
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Decreto
Supremo Nº 154-2001-EF- aprueban reglamento General
de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad
Estatal. |
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Resolución
Nº 039-98 SBN Reglamento para el "Inventario
Nacional de Bienes Muebles del Estado" |
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NORMAS
ESPECÍFICAS.- |
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1.-
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El
Almacén y Distribución es una oficina de
servicio en la estructura orgánica y funcional
de la UNE, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. |
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2.-
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La
Oficina de Almacén y Distribución es un
área física seleccionada bajo criterios
y técnicas adecuadas destinadas a la recepción,
custodia, conservación y distribución de
bienes y materiales que se van a emplear en el desarrollo
de las funciones Académico Administrativo de la
Universidad. |
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3.-
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La
Oficina de Almacén deberá cubrir las necesidades
de la Institución, referentes a Bienes de acuerdo
a lo programado y bajo una politica de optimización,
que permita alcanzar los mejores niveles de gestión
administrativa, entre ello todo bien deberá ingresar
a esta oficina antes de llegar al usuario. |
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4.-
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Las
actividades que en él se realizan esencialmente
son las que corresponden a los Procesos Técnicos
de Abastecimiento y Distribución. |
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5.-
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Todo
bien o material que ingresa a la Universidad con O/C o
documento de donaciones, tiene que ser recepcionado por
medio de la Oficina de Almacén y Distribución,
en ningún caso puede ser en otra, sin previo aviso
a la Oficina antes mencionada bajo responsabilidad y sanción. |
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6.-
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Los
ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes,
deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones
seguras, y tener el espacio físico necesario, que
permita el arreglo y disposición conveniente de
los bienes, asi como el control e identificación
de los mismos. |
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7.-
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Las
personas a cargo del Almacén tienen la responsabilidad
de acreditar en documentos, su conformidad con los bienes
que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones
técnicas por la dependencia solicitante y según
orden de compra), asi como de los bienes que retiran del
Almacén. |
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8.-
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Los
directivos establecerán un sistema apropiado para
la conservación, seguridad, manejo y control de
los bienes almacenados. |
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9.-
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Para
el control de los bienes, se debe establecer un sistema
adecuado de registro permanente del movimiento de éstos
por unidades de iguales carcteristicas. Solo las personas
que laboran en el Almacén deben tener acceso a
sus instalaciones y distribuir los bienes según
requerimiento. |
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10.-
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Hay
bienes que por sus caracteristias especiales tienen que
ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente
a los encargados de su utilización. En estos casos,
el encargado de Almacén tendrá que efectuar
la verificación directa y la tramitación
de la documentación correspondiente. |
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11.-
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La
Oficina de Contabilidad deberá alcanzar los lineamientos
y directivas de procedimientos para el manejo contable,
lo cual nos permitirá elaborar un cornograma de
presentación de información y procedimientos
técnicos concernientes a nuestras funciones. |
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12.-
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Dentro
de lo posible se evitara realizar el devengado de las
ordenes de Compra con documento de autorización
salvo los casos especiales y puntuales (ANR) o proveedores
que sean representants exclusivos y exijan el pago por
adelantado o contra entrega. |
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13.-
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La
oficina de Almacén y Distribución remitirá
las ordenes de Compra no atendidas a los 30 dias calendario
de la fecha de su emisión, para que se soordine
con el proveedor sobre la entrega de la mercadería
o de lo contrario para la anulación correspondiente.
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DISPOSICIONES
GENERALES.- |
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1.-
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La
Oficina de Almacén y Distribución significa
que todos los bienes que adquiera la Universidad deben
ingresar a través del Almacén, aún
cuando la naturaleza física de los mismos requiera
su ubicación directa en el lugar o dependencia
que los solicita. Ello permitirá un control efectivo
de los bienes adquiridos. |
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2.-
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La
Oficina de Almacén y Distribución es la
encargada de recepcionar, verificar el buen estado de
cada bien, tener control de calidad, internamiento, registro,
custodia, mantenimiento y distribución de todos
los bienes y materiales que ingresan a la Universidad. |
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3.-
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Todo
bien o material que ingresa a la Oficina de Almacén
y Distribución debe ser recepcionada con Orden
de Compra original, la cual debe encontrarse habilitada
y aprobada por el Área de Contabilidad Presupuestal.
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4.-
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La
Oficina de Contabilidad remitirá a la oficina de
Almacén y Distribución las Ordenes de Compra
sustentadas según los procesos de Adjudicación. |
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ADJUDICACIÓN
DE MENOR CUANTIA.- |
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| a) |
Requerimiento |
| b) |
Informe
Técnico según sea el caso |
| c) |
Cuadro
Comparativo según el caso |
| d) |
Cotizaciones |
| e) |
Declaraciones
Juradas |
| f) |
Carta
de Garantía en casos necesarios |
| g) |
Reporte
de habilitación de la SUNAT |
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ADJUDICACIÓN
DIRECTA SELECTIVA, PUBLICA Y LICITACIÓN PUBLICA |
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| a) |
Requerimiento |
| b) |
Cuadro
de Evaluación de Propuesta Técnica
y Económica |
| c) |
Contrato |
| d) |
Reporte
de habilitación de la SUNAT |
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5.-
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Una
vez recepcionada las ordenes de Compra la Ofiicina de
Almacén y Distribución, comunicara vía
fax o por otro medio a los proveedores las Ordenes de
Compra que deberán atender. |
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6.-
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El
almacenero realizará la verificación cuantitiativa
de la siguiente manera; se efectuará para comprobar
que las cantidades recibidas sean iguales a las que se
consignan en la documentación (Guía de Remisión).
Incluye las comprobaciones dimensionales de identificación,
como longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presión,
temperatura, etc. Luego de la verificación cualitativa,
denominada control de calidad, se realizará para
verificar que las caracteristicas y propiedades de los
bienes recepcionados estén de acuerdo con las especificaciones
técnicas solicitadas en la O/C |
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7.-
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Una
vez recepcionado los bienes y/o materiales, víveres
los almaceneros seleccionan los bienes por item, elaboran
la tarjeta de control visible con el código del
bien y el número de la O/C |
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8.-
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Una
vez que la mercadería haya ingresado al Almacén
conforme a la orden de compra y sustentada con la guía
de remisión y factura, se procede al devengado
de dicha orden, ingresando los datos al Sistema SIAF considerando
los 5 dias útiles, quedando en el Almacén
una copia simple de la O/C, factura y de la guía
de remisión para nuestro archivo. |
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9.-
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Luego
que el sistema a aprobado la fase del devengado de la
O/C, ésta es llevada a la Oficina de Contabilidad
para su contabilización y verificación y
de inmediato se entrega a la Oficina de Tesorería
para el giro respectivo. |
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10.-
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Todo
bien o material que ingresa al Almacén y Distribución
será retirado con Pedido de comprobante de Salida
(PECOSA), según las especificaciones (Oficio Circular
Nº 001-2003 OAYD)
Debe elaborarse una Pecosa por cada orden de Compra consignada
en la O/C por cada dependencia, no se podrá recabar
ningún bien o material si previa entrega de la
pecosa bajo responsabilidad del Almacenero. |
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11.-
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La
Distribución y despacho de los bienes se realizará
en el horario establecido por esta Oficina |
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12.-
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El
almacenero a cargo del despacho verificará la Pecosa
que esté elaborada según especificación
de la O/C y al despachar consignará la cantidad
despachada (en orden de despacho la cantidad), pondrá
el número de Pecosa y el sello de atendido y entregará
una copia al usuario. El almacenero obligatoriamente tiene
que hacer la rebaja en la tarjeta de control visible de
cada bien despachado registrandose el número de
pecosa y fecha de despacho. |
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13.-
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El
usuario antes de retirar los bienes o materiales del Almacén
verificará si se encuentran de acuerdo a la especificación
de la O/C que verifiquen que los bienes y/o materiales
estén en buen estado. |
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14.-
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Una
vez retirada el bien o material de la Oficina de Almacén
y Distribución, el almacenero no será responsable
de la pérdida y/o deterioro. |
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15.-
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El
almacenero clasificará las copias de los comprobantes
de salidas (Pecosas) y llevará para las firmas
de autorización correspondiente - luego entregará
dos ejemplares a la Oficina de Programación y otra
a Control Patrimonial. |
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16.-
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Una
vez devengadas las ordenes de compra se procederá
a entregar una copia a la Oficina de Programación
y otra a Control Patrimonial |
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17.-
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Una
vez que kardex haya valorizado las pecosas, las devuelve
al Almacén; y se ingresa las pecosas item por item
al SISADMI, verificando que las pecosas estén conforme
a la O/C, salvo las rebajas de compromiso que se realizan,
procesándose de esta manera las Notas de Entradas
y Salidas mensualmente. |
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18.-
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Luego
se imprime los reportes de las Notas de Entrada y Salidas
en tres juegos, el original se envia a Contabilidad y
las otras dos copias a la Oficina de Programación
y a la Oficina de Control Patrimonial. |
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19.-
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Es
preciso recalcar que este informe se elabora mensualmente
para las tres dependencias antes mencionadas. |
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RESPONSABILIDADES.- |
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1.-
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Es
de responsabilidad su aplicación y cumplimiento
para el personal que labora en la Oficina Central de Adquisiciones
y Contrataciones, (Oficina de Compras y Contratos, Oficina
de Porgramación, Oficina de Control Patrimonial
y Oficina de Almacén y Distribución) |
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2.-
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Es
de responsabilidad su aplicación y cumplimiento
al personal que labora en la Oficina Central de Economía
y Finanzas (Oficina de Contabilidad, Tesorería,
y Coordinador del SIAF) |
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3.-
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Es
de responsabilidad del personal que brinda el servicio
de mantenimiento del Sistema SISADMI (Sistema Integrado
de Administración Financiera) |
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4.-
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Es
de responsabilidad de todo el personal Docente y Administrativo
que es usuario de la Oficina de Almacén |
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| Universidad Nacional
de Educación Enrique Guzmán y Valle - Centro de
Informática eso©2007 |
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