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| La
Oficina de Archivo Institucional de la Universidad Nacional
de Educación "Enrique Guzmán y Valle",
depende jerárquicamente de la Secretaria General, siendo
un órgano de apoyo; y como órgano administrador
de archivos, custodia el patrimonio documental de la Institución. |
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| Está encargada
de organizar, normar, coordinar, ejecutar, planificar y dirigir
todas las actividades archivísticas de esta Casa Superior
de Estudios; asimismo de la conservación y el uso adecuado
del Patrimonio Documental. |
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| En coordinación
con el Archivo General de la Nación y aplicando las Normas
del Sistema Nacional de Archivos, realiza las transferencias
de los archivos de gestión y la eliminación de
documentos. |
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FONDOS
DOCUMENTALES: |
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El volumen
del fondo documental que se custodia en la Oficina del Archivo Institucional
de la UNE, está conformado desde los años de 1965 al
2003 por las siguientes series: |
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- Resoluciones del
Consejo Directivo
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- Resoluciones Directorales
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- Resoluciones del
Concejo Ejecutivo
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- Resoluciones del
Vicerrectorado Académico
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- Resoluciones del
Vicerrectorado Administrativo
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- Actas del Concejo
Ejecutivo
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- Ordenes de Compra,
servicios, compromiso
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- Correspondencia
Emitida y Recibida: interna y externa
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Para brindar
información, contamos con una base de datos sistematizada para
la búsqueda inmediata de los documentos solicitados. |
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OBJETIVOS |
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- Impartir instrucciones
sobre los procedimientos que se aplicarán en los procesos
archivisticos, con la finalidad de optimizar el tratamiento de
los documentos de archivo en los procesos de Transferencia, Organización,
Eliminación y Servicio, dando un principio de unidad, racionalidad
y eficiencia en los diferentes niveles del Archivo de la Universidad.
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- Optimizar las funciones
de la Oficina de Archivos y de gestión
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- Supervisar y organizar
el patrimonio documental de la UNE, mediante la aplicación
de la Directiva Nº 01-99-UA, "Normas para la Organización,
Selección y Eliminación de la Documentación
en los diferentes Archivos de Gestión de la UNE",
aprobada mediante Resolución Nº 416-99-PCR-UNE; así
como su conservación y mantenimiento.
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- Brindar al personal
docente, administrativo, alumnos y particulares un eficiente servicio
archivistico.
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FINALIDAD |
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- Disponer de un instrumento
de gestión administrativa que permita desarrollar las actividades
archivísticas de la UNE para el año 2005, de acuerdo
a la programación de actividades.
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- Establecer la organización
de actividades de la Oficina de Archivos, así como de los
Archivos de Gestión.
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PROCEDIMIENTOS DE LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTIVOS |
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- Según la
base legal como son:
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- Decreto Ley 19414
- Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación
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- Ley 25323 Ley del
Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento D.S. 008-92-JUS
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- Resolución
Jefatural Nº 073-85-AGN-J, Normas del Sistema Nacional de
Archivos
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- Resolución
Jefatural Nº 173-86-AGN-J, aprueba las Directivas del Sistema
Nacional de Archivos.
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- Resolución
Nº 416-99-PCR-UNE, aprueba la Directiva Nº 001-99-UA
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1.-
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS |
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La Organización
de los documentos consiste en la aplicación de las acciones
orientadas a clasificar, ordenar, codificar los documentos de nuestra
institución, con la finalidad de establecer citerios uniformes
para la organización de los documentos en los diferentes archivos
de la universidad; asimismo mantener organizada la documentación
de manera integral y orgánica como producto de las actividades
institucionales. |
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2.-
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS |
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Este procedimiento
se realiza cuando se traslada la documentación que obra en
los archivos de gestión hacia la Oficina de Archivo Institucional
(OAI), en la cual se garantiza la integridad y su custodia. Para poder
transferir los archivos de gestión a esta oficina es necesario
tener los siguientes requisitos: |
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- Llenar el formato
de inventario de transferencia de documentos (adjunto formato
e instrucciones para el llenado)
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- Llenar el formato
de la tabla general de retención de documentos
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Nota:
Los documentos que van a ser enviados a la Oficina de Archivo deberán
estar rotulados en una parte visible, donde se anotará el nombre
del a dependencia orgánica, serie documental, código
de la serie, año, número de envío correlativo;
al mismo tiempo que deberán estar archivadas en files de palanca,
file de manilla, debidamente compaginados, organizados e inventariados. |
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3.-
ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS |
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Es el procedimiento
archivistico que consiste en la destrucción de los documentos
innecesarios al vencimiento de los periodos de retención, establecidos
en los Programas de Control de Documentos, previas coordinaciones
con el Comité Evaluador de Documentos y la correspondiente
autorización del Archivo General de la Nación; tiene
como finalidad garantizar la eliminación de los documentos
innecesarios en los diferentes niveles de archivo, para de esta manera
descongestionar periódicamente los archivos. |
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4.-
SERVICIOS DE INFORMACIÓN |
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EXPEDICIÓN DE COPIAS DE SYLLABUS |
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 REQUISITOS |
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- Recabar el formato
de Solicitud de información de la Oficina de Archivo Institucional
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- Presentar recibo
de pago de la Oficina de Tesoreria de la UNE, según tasa
educativa aprobada meidante Resolución Nº 002-2005-R-UNE
(S/. 11.00 x c/3 copias), en caso de ser más de tres (3)
se adiciona 0.20 céntimos por cada folio.
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- Deberá adjuntar
la copia de certificados de estudios o récord académico
resaltando los temas solicitados
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PROCEDIMIENTOS |
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- Llenar
la solicitud de información indicando la facultad y especialidad
a la que pertenece
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- Adjuntar recibo
de pago para proceder a su atención, previo Vº Bº
de la jefatura
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- El archivero procederá
a clasificar los syllabus de cada una de las asignaturas según
los ciclos y créditos.
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- El técnico
de archivo procederá a fotocopiar los documentos para su
entrega posterior.
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- La entrega de los
syllabus será dentro de 24 horas.
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- Si el requerimiento
es para el día, se procederá a su atención
en coordinación con el usuario.
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EXPEDICIÓN DE COPIAS DE RESOLUCIONES RECTORALES Y DE FACULTAD |
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REQUISITOS |
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- Solicitud de servicio
archivístico, en la Oficina de Archivo Institucional
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- Adjuntar recibo
de pago de la Oficina de Tesorería de la UNE, de acuerdo
a la tasa educativa aprobada según Resolución Nº
002-2005-R-UNE (S/. 6.00 x c/3 copias)
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- Presentar documento
de identidad
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PROCEDIMIENTOS |
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- El usuario recabará
la solicitud de Información en la Oficina de Archivo Institucioal
y Proporcionará sus datos personales y precisos del documento
que solicite.
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- Las solicitudes
serán entregadas al archivero responsable de la atención,
para luego ser verificadas en la jefatura y dar Vº Bº
a su solicitud y proceder a la atención del documento
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- La entrega de los
documento solicitados será en el lapso de 01 hora
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- En caso que el usuario
del servicio, no recuerde fechas exactas del documento que solicita,
se procederá a la atención durante el día,
según indicación propia del usuario.
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- Para la expedición
de copias de resoluciones de varios años (contratos de
docentes y administrativos) la atención será en
24 horas.
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EXPEDICIÓN DE COPIAS DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS PROMOCIONALES |
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REQUISITOS |
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- Recabar la Solicitud
de Información de la Oficina de Archivo Institucional
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- Presentar recibo
de pago de la Oficina de Tesoreria de la UNE, según tasa
educativa aprobada mediante Resolución Nº 002-2005-R-UNE
(S/. 11.00 x c/3 copias)
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- Deberá adjuntar
la resolución de bachiller o copia del grado de bachiller
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- Presentar documento
de identidad
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PROCEDIMIENTOS |
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- Llenar la solicitud
de atención, anotando el tipo de usuario, apellidos y nombres,
facultad , número de DNI, firma y en la descripción
el número de la resolución rectoral que confiere
el grado de bachiller.
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- El Archivero remite
la solicitud a la jefatura para el Vº Bº
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- El Archivero realiza
la búsqueda del documento, selecciona y clasifica
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- El archivero procede
a fotocopiar el documento para su entrega inmediata
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- En el caso que el
usuario no indique datos exactos, se procede a su atención
de acuerdo a la información que brinde en la Base de Datos,
en el lapso de 24 horas.
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EXPEDICIÓN DE COPIAS DE PLAN DE ESTUDIOS TODAS LAS FACULTADES |
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REQUISITOS |
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- Recabar el formato
de Solicitud de Información de la Oficina de Archivo Institucional
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- Recibo de pago de
la Oficina de Tesoreria de la UNE, según tasa educativa
aprobada mediante Resolución Nº 002-2005-R-UNE (S/.
11.00 x c/3 copias)
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- Deberá adjuntar
copia del certificado de estudios o récord académico
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- Presentar documento
de identidad
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PROCEDIMIENTOS |
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- Registrar sus datos
correctamente en la solicitud que se le proporcionara en la Oficina
de Archivo Institucional
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- Anotar en forma
clara la facultad a la que pertenece, promoción y especialidad
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- El responsable de
la atención al usuario, entregará la solicitud a
la jefatura para da el Vº Bº y proceder a su atención
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- El archivero selecciona
la documentación solicitada y procede a fotocopiar.
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- Esta documentación
es entregada al jefe para su correspondiente certificación
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- El Documento se
entrega al usuario dentro de 01 hora
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EXPEDICIÓN DE COPIAS DE FICHAS DE MATRÍCULA |
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REQUISITOS |
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- Recabar el formato
de solicitud de información de la Oficina de Archivo Institucional
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- Recibo de pago de
Tesorería de la UNE, según tasa educativa aprobada
mediante Resolución Nº 002-2005-R-UNE (S/. 11.00 x
c/3 copias)
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- Presentar documento
de identidad
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PROCEDIMIENTOS |
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- Presentar la solictud
de información debidamente llenada con los datos que se
exige (promoción, ciclo del solicitante), para proceder
a la búsqueda.
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- Una vez constatado
la existencia del documento, proceder a pagar de acuerdo a la
tasa educativa en la Oficina de Tesoreria
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- El resposanble de
la atención, entregará la solicitud a la jefatura
para dar el Vº Bº y proceder a su atención
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- Posteriormente,
el archivero procede a clasificar y seleccionar las fichas y luego
fotocopiar los documentos para su entrega
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- Si el alumno es
reingresante o adscrito a otra promoción, la atención
es personalizada.
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- Presentar documento
de identidad.
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EXPEDICIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA INVESTIGACIÓN Y
OTROS |
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REQUISITOS |
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- Ser personal docente,
administrativo y/o alumno de la institución
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- Recabar el formato
de solicitud de información de la Oficina de Archivo Institucional;
en el caso de ser persona particular deberá solicitar mediante
documento a la Secretaria General de la UNE: Mg Emilio Rojas Sáenz
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- Recibo de pago de
la Oficina de Tesoreria de la UNE, según tasa educativa
aprobada mediante Resolución Nº 002-2005-R-UNE (S/.
11.00 x c/3 copias)
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- documento de identidad
y/o Fotocheck de la UNE
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PROCEDIMIENTOS |
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- Una vez identificado,
el usuario se procederá a llenar la solicitud, anotando
claramente el tipo de información que requiera, especificando
el (los) años.
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- El Archivero responsable,
entregará la solicitud a la jefatura para dar el Vº
Bº y proceder a su atención.
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- El Archivero irá
seleccionando la documentación, que luego será entregada
al investigador para su clasificación.
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- Si el investigador
necesita varias fechas para recopilar información, deberá
indicar en su solicitud para programar los días y preparar
la documentación.
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- Si el investigador
tiene los datos precisos del documento que solicita, el archivero
procederá a su atención de forma inmediata.
- La atención
es dentro de las 24 horas.
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5.-
SERVICIOS DE AUTENTICADO DE DOCUMENTOS PARA TRÁMITE INTERNO |
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Mediante
Resolución Recotral Nº 386-2004-R-UNE se designó
a la Lic. Miriam Torres Porras como fedataria de la UNE, en el horario
de 1:30 horas a 19:00 horas, para autenticar los documentos para trámite
interno. Los solicitantes deberán presentar los siguientes
requisitos: |
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- Identificación
(D.N.I / L.E)
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- Documentos originales
y sus respectivas copias para el autenticado
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- Recibo de pago de
la Oficina de Tesoreria (Caja), según Resolución
Rectoral Nº 002-2005-R-UNE, que aprueba la Tasa Educativa
2005, del valor de S/.6.00, de una a tres copias.
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archivo@une.edu.pe